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Der Gesetzgeber hat das gesetzesvertretende Dekret 24/2023 (das "Whistleblower-Gesetz") erlassen, das unter anderem definiert, was eine Meldung ist:
● die Aspekte des Schutzes der Person, wie in Artikel 3 des Whistleblower-Gesetzes festgelegt, die eine Meldung macht;
● die Pflichten der Organisationen und Unternehmen in Bezug auf das Verbot von Vergeltungsmaßnahmen und Diskriminierung der Whistleblower sowie den Schutz ihrer Vertraulichkeit;
● die Notwendigkeit, über einen oder mehrere Kanäle (in elektronischer Form) zu verfügen, die es dem/den Melder(n) ermöglichen, Berichte einzureichen, wobei die Vertraulichkeit der Identität des Melders, der beteiligten Person und der im Bericht genannten Person sowie der Inhalt des Berichts und der relevanten Dokumentation gewährleistet sind;
● die Notwendigkeit, die in Artikel 51 des gesetzesvertretenden Dekrets Nr. 81 von 2015 genannten Gewerkschaften oder Organisationen anzuhören, bevor die oben genannten Meldekanäle aktiviert werden;
● die Bedingungen für die Erstellung externer Berichte;
● das Verbot, Vergeltungsmaßnahmen oder diskriminierende Handlungen gegen den Whistleblower wegen des Berichts zu ergreifen;
● die Notwendigkeit, im Disziplinarsystem, das gemäß Artikel 6, Absatz 2, Buchstabe e) des Dekrets Nr. 231 von 2001 angenommen wurde, Sanktionen gegen Personen vorzusehen, die für die in Artikel 21, Absatz 1 des Whistleblower-Gesetzes genannten Verstöße verantwortlich gemacht werden.
Das "Whistleblowing" ist eine Meldung, die von einer Person vorgenommen wird, die in Ausübung ihrer Funktionen Kenntnis von einer Straftat, einem Risiko oder einer gefährlichen Situation hat, die dem Unternehmen/der Organisation, für die sie arbeitet, sowie Kunden, Kollegen, Bürgern und jeder anderen Personengruppe schaden könnte.
Das Unternehmen, das sich der ethischen Fragen und des ordnungsgemäßen Verhaltens seiner Tätigkeiten bewusst ist, hat interne Systeme zur Meldung von Verstößen eingerichtet, um den von der Gesetzgebung festgelegten Personen die Möglichkeit zu geben, Verstöße gegen nationale oder EU-Vorschriften zu melden, die das öffentliche Interesse oder die Integrität der öffentlichen Verwaltung oder eines privaten Unternehmens beeinträchtigen, von denen sie im Rahmen einer öffentlichen oder privaten Arbeitstätigkeit Kenntnis erlangt haben, einschließlich der Verstöße gegen den Ethikkodex oder das Organisations-, Verwaltungs- und Kontrollmodell gemäß gesetzesvertretendem Dekret Nr. 231/01.
Das Whistleblower-Gesetz bestimmt:
● die Personen, die eine Meldung abgeben können;
● die Handlungen oder Tatsachen, die gemeldet werden können, sowie die Anforderungen, denen die Meldungen genügen müssen, um berücksichtigt zu werden;
● die Verfahren, nach denen vermutete Verstöße gemeldet werden können, und die Personen, die für den Empfang der Meldungen zuständig sind;
● den Prozess der Untersuchung und gegebenenfalls der Ermittlungen im Falle einer Meldung;
● die Gewährleistung der Vertraulichkeit und des Schutzes der personenbezogenen Daten der Person, die die Meldung macht, sowie jeder Person, die Gegenstand einer Meldung ist, und der im Bericht enthaltenen Daten;
● das Verbot von Vergeltungsmaßnahmen und Diskriminierung gegen die Person, die die Meldung macht.
Das Ziel dieses Dokuments ist es, die operativen Verfahren für die Bearbeitung von Berichten und die daraus resultierenden Untersuchungen zu definieren, die ihnen im Rahmen ihrer Aufgaben zur Kenntnis gebracht werden.
Der Anwendungsbereich des Verfahrens umfasst nicht die gesetzlich von der Whistleblower-Gesetzgebung ausgeschlossenen Fälle, insbesondere:
(a) Beanstandungen, Beschwerden oder Forderungen, die mit einem persönlichen Interesse des Meldenden oder der Person, die eine Beschwerde bei den Justiz- oder Rechnungsbehörden einreicht, verbunden sind und sich ausschließlich auf deren individuelle Arbeit oder ihr öffentliches Arbeitsverhältnis oder auf deren Arbeit oder öffentliches Arbeitsverhältnis mit vorgesetzten Personen beziehen;
(b) Meldungen von Verstößen, die bereits zwingend durch Akte der Europäischen Union oder nationale Akte oder durch nationale Akte, die Akte der Europäischen Union umsetzen, geregelt sind;
(c) Berichte über Beeinträchtigungen der nationalen Sicherheit und öffentliche Aufträge im Zusammenhang mit Verteidigung oder nationaler Sicherheit, es sei denn, diese Aspekte sind durch das relevante abgeleitete EU-Recht abgedeckt.
Das Ziel dieses Dokuments ist es, rechtswidrige oder unregelmäßige Vorfälle innerhalb des Unternehmens aufzudecken, indem das Melden durch den Whistleblower klargestellt und erleichtert wird und alle Faktoren beseitigt werden, die das Melden beim Unternehmen behindern oder entmutigen könnten.
Das Ziel des Verfahrens ist es daher, dem Whistleblower einerseits klare operative Anweisungen zum Gegenstand, Inhalt, Empfänger und Übermittlungsmodalitäten der Berichte zu geben und ihn andererseits über die anerkannten und garantierten Formen des Schutzes und der Vertraulichkeit zu informieren.
Dafür sorgen, dass die Werte des Unternehmens von allen Beteiligten geteilt, respektiert und im beruflichen Leben reflektiert werden.
Das Organisations-, Verwaltungs- und Kontrollmodell der Gesellschaft gemäß Gesetzesdekret 231/01 legt die Verfahren für die Übermittlung von Berichten an den Aufsichtsrat über Verhaltensweisen fest, die Verstöße im Sinne des Gesetzesdekrets 231/2001 oder in jedem Fall Verstöße gegen das Modell darstellen können.
Um die Berichterstattung zu erleichtern, wurden die folgenden Kanäle definiert:
● über das Zusatzmodul My Whistleblowing der Software My Governance als alternativer Meldekanal, der es ermöglicht, mithilfe von IT-Mitteln die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zu gewährleisten (im Folgenden "Software"), werde ich erklären, wie der Mitarbeiter auf die Software zugreifen kann ;
Das Unternehmen kann auch anonyme Hinweise in Betracht ziehen, wenn sie ausreichend belegt sind1
, und mit einer Fülle von Details formuliert sind, d. h. wenn sie geeignet sind, Tatsachen und Situationen aufzuzeigen, die sie mit bestimmten Kontexten in Verbindung bringen (z. B. dokumentarische Beweise, Angabe von Namen oder besonderen Qualifikationen, Erwähnung bestimmter Funktionen, Verfahren oder Ereignisse usw.).
Der Bericht - auch wenn er nicht anonym ist - muss ausführlich und so vollständig und erschöpfend wie möglich sein.
Der Whistleblower ist verpflichtet, alle verfügbaren und relevanten Informationen zu liefern, damit die zuständigen Personen die notwendigen und geeigneten Kontrollen und Überprüfungen durchführen können, um die Richtigkeit der gemeldeten Tatsachen zu bestätigen, wie z. B.
i. eine klare und vollständige Beschreibung des Sachverhalts, der Gegenstand des Berichts ist ;
ii. die zeitlichen und örtlichen Umstände, unter denen die Taten, die Gegenstand des Berichts sind, begangen wurden ;
iii. persönliche Details oder andere Elemente, die es ermöglichen, die Person(en) zu identifizieren, die die gemeldeten Handlungen vorgenommen haben (z. B. Jobtitel, Beschäftigungsort, an dem er/sie die Tätigkeit ausübt) ;
iv. alle Dokumente, die den Bericht unterstützen ;
v. Angabe jeder anderen Person, die die gemeldeten Tatsachen berichten könnte ;
vi. alle anderen Informationen, die ein nützliches Feedback über die Existenz der gemeldeten Tatsachen geben können.
Damit eine Erklärung fundiert ist, müssen diese Anforderungen nicht unbedingt gleichzeitig erfüllt sein, da der Erklärende möglicherweise nicht über alle geforderten Informationen verfügt.
Über den Computerkanal und damit über die Software wird der Meldende durch jeden Schritt der Meldung geführt und zur besseren Untermauerung der Meldung aufgefordert, eine Reihe von Feldern auszufüllen, die entsprechend den Anforderungen ausgefüllt werden müssen.
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die angegebenen Elemente dem Berichterstatter direkt bekannt sind und nicht von anderen berichtet oder erwähnt werden.
Einmal eingegangene Berichte werden gemäß den in diesem Verfahren vorgesehenen Kanälen in vier Schritten bearbeitet:
a. Protokollierung und Aufbewahrung;
b. Untersuchung;
c. Untersuchung und Mitteilung der Ergebnisse;
d. Archivierung.
a. Protokollierung und Aufbewahrung
Im Falle einer Meldung über die Software sieht die Software selbst ein vollständiges und vertrauliches Protokoll gemäß den geltenden Vorschriften vor.
Bei schriftlichen oder anderweitigen Mitteilungen wird der Bericht sofort nach Erhalt durch den Aufsichtsrat über sein Sekretariat einem spezifischen alphanumerischen Identifikator zugeordnet und in einem elektronischen und/oder Papierregister erfasst, das folgende Details enthält:
● Datum und Uhrzeit;
● Betreff des Berichts;
● Gegenstand der Meldung;
● Anmerkungen;
● Status der Meldung (der bei jedem Schritt des Prozesses ausgefüllt wird, z. B. Voruntersuchung, Untersuchung und Mitteilung der Ergebnisse, Archivierung).
Zusätzlich zu diesen Anforderungen werde ich aufgrund des Risikos, dass die papierbasierte Übermittlung die Vertraulichkeit des Berichterstatters nicht gewährleistet, Anweisungen und organisatorische Maßnahmen zur Wahrung der Vertraulichkeit (wo das Melderegister aufbewahrt wird, wer darauf Zugriff hat, wie sichergestellt wird, dass sie angewiesen sind, absolute Vertraulichkeit zu wahren, wie sichergestellt wird, dass die Dokumentation für andere unzugänglich ist (z. B. verschlossener Schrank usw.)) hinzufügen.
b. Untersuchung
Ziel der Voruntersuchung ist es, die Begründetheit des eingegangenen Berichts zu überprüfen. Zu diesem Zweck trifft der Aufsichtsrat zur ersten Prüfung und Bewertung zusammen:
● wenn offensichtlich ist, dass der Bericht unbegründet ist, wird der Fall sofort geschlossen;
● wenn die Meldung nicht ausreichend begründet ist, werden, soweit möglich, zusätzliche Informationen vom Melder angefordert. Ist es nicht möglich, ausreichend Informationen zur Untermauerung des Berichts und zur Einleitung einer Untersuchung zu sammeln, wird der Bericht geschlossen;
● wenn der Bericht durch präzise und stimmige Fakten gestützt zu sein scheint, werden die Untersuchungsschritte durchgeführt.
c. Voruntersuchung und Mitteilung des Ergebnisses
Die Voruntersuchung umfasst Aktivitäten zur Überprüfung des Inhalts der eingegangenen Berichte und zur Erlangung nützlicher Informationen für die spätere Bewertungsphase, wobei die größtmögliche Vertraulichkeit hinsichtlich der Identität des Meldenden und des Inhalts des Berichts gewährleistet wird.
Hauptziel der Voruntersuchung ist es, die Richtigkeit der berichteten Informationen zu überprüfen, indem präzise Beschreibungen der festgestellten Fakten durch objektive Auditverfahren und Ermittlungstechniken bereitgestellt werden.
Die Untersuchung wird von der internen Kontroll-/Prüfabteilung durchgeführt.
Es liegt in der Verantwortung aller, mit dem Untersucher bei der Durchführung der Untersuchung zusammenzuarbeiten.
Die für jede Untersuchung zuständige Person erstellt einen Abschlussbericht, der mindestens die folgenden Elemente enthält:
● Festgestellte Fakten;
● Gesammelte Beweise;
● Ursachen und Mängel, die es der beschriebenen Situation ermöglicht haben.
Nach Abschluss der Untersuchungen, wenn festgestellt wird, dass die eingegangene Meldung unbegründet ist, wird der Aufsichtsrat die Meldung archivieren und sie, soweit möglich, dem Melder mitteilen.
Wenn der Bericht begründet ist, wird die Unternehmensleitung prüfen, ob geeignete Maßnahmen zur Minderung und/oder Korrektur erforderlich und angemessen sind.
Die Untersuchungsergebnisse werden an die zuständige Stelle übermittelt, um gegebenenfalls ein Disziplinarverfahren zur Verhängung disziplinarischer Maßnahmen gemäß den Bestimmungen der geltenden Gesetzgebung und der maßgeblichen Tarifverträge zu eröffnen.
d. Archivierung
Zur Sicherstellung der Rückverfolgbarkeit, Vertraulichkeit, Erhaltung und Wiederherstellung von Daten während des gesamten Verfahrens werden die Unterlagen sowohl in digitaler Form über die Software in passwortgeschützten Netzwerkordnern als auch in Papierform in einem speziellen sicheren Schrank im Büro des Sekretariats des Aufsichtsrats aufbewahrt, der nur von speziell autorisierten und beauftragten Personen zugänglich ist.
Alle Unterlagen werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und den ausdrücklich vorgesehenen Fristen 10 Jahre nach Abschluss der Aktivitäten aufbewahrt.
Gemäß geltendem Recht und den Unternehmensrichtlinien zum Datenschutz sind die personenbezogenen Daten der an den Berichten beteiligten
Der gesamte Prozess muss jedoch die Vertraulichkeit der Identität des Berichterstatters ab dem Zeitpunkt des Eingangs des Berichts und in jedem weiteren Schritt gewährleisten.
Zu diesem Zweck hat das Unternehmen gemäß geltendem Recht eine Reihe von Mechanismen zum Schutz des nicht anonymen Melders implementiert, indem es:
a. den Schutz der Vertraulichkeit des Melders; und
b. das Verbot der Diskriminierung gegen den Melder vorsieht.
a. Schutz der Vertraulichkeit des Melders
Durch die Verwendung der Software wird die vollständige Vertraulichkeit des Melders gewährleistet, da nur der Überwachungsrat auf den Bericht zugreifen kann.
Im Falle von Meldungen über andere Kanäle weisen die Empfänger nach Eingang und Registrierung der Meldung dem Melder eine spezifische anonyme Identifikationsnummer zu. Um die Vertraulichkeit des Melders zu schützen, wird diese Kennung in allen Dokumenten und offiziellen Mitteilungen während der Untersuchung verwendet.
Im Rahmen eines etwaigen Disziplinarverfahrens gegen die gemeldete Person:
● Wenn die behaupteten Tatsachen auf separate und ergänzende Untersuchungen des Berichts gestützt sind, auch wenn sie daraus resultieren, darf die Identität des Melders möglicherweise nicht offengelegt werden;
● Wenn die Behauptungen ganz oder teilweise auf dem Bericht beruhen, kann die Identität des Melders an die betroffene(n) Person(en) offengelegt werden, wenn zwei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind:
○ die Zustimmung der gemeldeten Person;
○ ein nachgewiesenes Interesse der gemeldeten Person, den Namen des Autors der Meldung zum Zwecke der vollen Ausübung des Verteidigungsrechts zu kennen.
b. Verbot der Diskriminierung gegen die Melder
Der Melder darf nicht bestraft, entlassen oder einer direkten oder indirekten diskriminierenden Maßnahme ausgesetzt werden, die seine Arbeitsbedingungen aus Gründen betrifft, die direkt oder indirekt mit dem Bericht zusammenhängen.
Diskriminierende Maßnahmen umfassen ungerechtfertigte disziplinarische Maßnahmen, Belästigung am Arbeitsplatz, jede Änderung der Stellenbeschreibung oder des Arbeitsortes und jede andere nachteilige Änderung der Arbeitsbedingungen, die eine Form der Vergeltung gegen den Melder darstellt. Ein Melder, der glaubt, Opfer einer Diskriminierung aufgrund einer Meldung geworden zu sein, muss dem Überwachungsrat des Unternehmens die Einzelheiten mitteilen.
Ein Melder, der glaubt, Opfer einer Diskriminierung geworden zu sein, kann gegen den Autor der Diskriminierung und auch gegen das Unternehmen - falls das Unternehmen aktiv an der Diskriminierung beteiligt war - rechtliche Schritte einleiten. Es sei darauf hingewiesen, dass in diesem Fall das Gesetz eine Umkehr der Beweislast vorsieht und daher das Unternehmen beweisen muss, dass die Änderung der Arbeitsbedingungen des Melders nicht auf seine Meldung zurückzuführen ist.
Bei Nichteinhaltung dieses Verfahrens unterliegen die Beschäftigten des Unternehmens dem Disziplinarsystem des Unternehmens gemäß den Bestimmungen der einschlägigen Gesetze und der relevanten Tarifverträge.
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